Die Grundregel: Zuwendungen bei einer Betriebsveranstaltung bleiben bis 110 € je Arbeitnehmer und Veranstaltung steuerfrei (Freibetrag, § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG) — begünstigt sind maximal zwei Veranstaltungen im Jahr, und die Veranstaltung muss allen Angehörigen des Betriebs oder Betriebsteils offenstehen. Der übersteigende Betrag ist Arbeitslohn, den der Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuern kann (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Die teure Falle (BSG, Urteil vom 23.04.2024 – B 12 BA 3/22 R): Die Pauschalversteuerung führt nur dann zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung, wenn sie „mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum" erfolgt (§ 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV). Wird sie nachgeholt — im entschiedenen Fall am 31.03. des Folgejahres für eine Feier im September —, bleibt es bei der Beitragspflicht. Das Unternehmen musste rund 60.000 € Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen. Ob eine Pauschalierung bis zum 28.02. des Folgejahres (Frist der Lohnsteuerbescheinigung) noch genügt, hat das BSG offengelassen — verlassen sollte man sich darauf nicht.

Eingaben

Gesamtaufwendungen der Veranstaltung brutto (€) Teilnehmende Arbeitnehmer Teilnehmende Begleitpersonen Wievielte Betriebsveranstaltung im Jahr? Stand die Veranstaltung allen offen? Zeitpunkt der Pauschalversteuerung SV-Beitragssatz gesamt AG + AN (%) Umsatzsteuer im Bruttobetrag (%)

–

Ergebnis

Zuwendung je Arbeitnehmer–

Steuerpflichtiger Betrag–

Pauschalsteuer 25 % (+ SolZ)–

SV-Beiträge (Risiko)–

Rechenweg

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Rechtsgrundlagen

§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG: Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter gehören zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit — soweit sie 110 € je Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen, bleiben sie außer Ansatz (Freibetrag, nicht Freigrenze). Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Veranstaltungen jährlich.

Aufteilung der Kosten: Anzusetzen sind alle Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer, geteilt durch die Zahl der tatsächlich teilnehmenden Personen (BFH VI R 7/16). Die auf eine Begleitperson entfallenden Kosten werden dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet — ein eigener Freibetrag für die Begleitperson besteht nicht. Kosten für den äußeren Rahmen (Raummiete, Eventagentur) zählen mit; nicht einzubeziehen sind rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers (z. B. anteilige Energiekosten eigener Räume).

§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG: Der steuerpflichtige Teil kann mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erhoben werden (zzgl. Solidaritätszuschlag 5,5 % und pauschaler Kirchensteuer nach Landesrecht). Die Pauschalsteuer trägt der Arbeitgeber.

§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 SvEV: Pauschalbesteuerte Bezüge sind nicht dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zuzurechnen — vorausgesetzt, die Pauschalbesteuerung erfolgt mit der Entgeltabrechnung des jeweiligen Abrechnungszeitraums. Genau hier setzt das BSG-Urteil vom 23.04.2024 (B 12 BA 3/22 R) an: Eine erst später vorgenommene Pauschalierung führt nicht rückwirkend zur Beitragsfreiheit.

Umsatzsteuer: Übersteigen die Aufwendungen je Arbeitnehmer 110 €, liegt insgesamt eine überwiegend durch das Privatinteresse veranlasste Zuwendung vor — der Vorsteuerabzug entfällt dann in vollem Umfang (nicht nur für den übersteigenden Teil, Abschn. 1.8 Abs. 4 UStAE, BFH V R 16/21). Bei Aufwendungen bis 110 € bleibt der Vorsteuerabzug erhalten.

Praxis-Empfehlung: Die Zuordnung und Pauschalierung im Abrechnungsmonat der Veranstaltung vornehmen und dokumentieren (Teilnehmerliste, Kostenaufstellung, Abrechnungsbeleg). Zur Pauschalierung anderer Sachzuwendungen siehe Pauschalierung § 37b, zu Sachbezügen Sachbezüge.